大学秘书科电话、传真接收程序

篇2:大学公文处理程序

　　大学公文处理程序

　　一、部门拟稿

　　领取《文件审批纸》，拟稿人签字、填写标题、急缓程度、密级、主送单位、抄送或抄报单位、印发份数。

　　二、部门负责人核稿、签字

　　全面掌握文稿内容，核查事实、数据、引文是否真实、准确。

　　如文件内容涉及两个部门以上，由主办部门牵头与协办部门共同研究后，相关部门负责人会签；

　　如拟定为在全校范围内执行的规范性文件，如规定、规章、办法、条例等，需要经相应的会议研究并通过。

　　拟稿部门将文字版和电子版文件稿报送到办公室秘书科。

　　三、办公室秘书科校核文稿、修改

　　校核、修改的重点为：是否符合国家法律、法规以及相关政策；文种、标题、密级、缓急、发布范围是否适当；语言表达是否准确、清晰、规范；主题词标引是否准确；人名、地名、单位名称、时间、数字、标点符号使用方式是否正确；引文是否准确。

　　秘书科校核、修改后签字。

　　四、办公室分管主任复核、签字

　　分管文秘业务的主任要对文件稿进行有关内容、形式等方面的复查、审核，确认后签字。

　　五、拟稿部门复核、校对

　　秘书科核稿人将文件稿清样交拟稿部门校对，如提出修改意见，与拟稿部门负责人协商修改；经会议研究并通过的文稿，如认为是涉及政策性问题的修改，应当提交主管领导决定是否再经会议研究。

　　六、学校领导审阅签批

　　核对后的文稿，经主管或分管文稿涉及事务的学校领导审阅签批后生效。主管或分管领导不在学校时，对急需制发的文件，应由正职领导签批的文件，由该领导委托其他领导签批；应由副职领导签批的，请示正职领导代为签批。

　　学校领导签批时，如同意，批示为：同意印发或同意呈报；如不同意，需指示处理办法；领导签批时应当签全名和完整日期。

　　学校领导签批的文稿不经领导批准不得再做改动。

　　七、办公室秘书科编号、登记、印刷

　　秘书科对领导签批后的文件稿进行编号、登记，印制成正式文件。

　　八、文书装订、用印、发送

　　印制好的文件，由文书加盖公章。

　　学校下行文由文书室或拟稿单位负责下发；平行文、上行文根据实际情况可由相应承办部门送达或邮寄送达；机密文件或公文应当按有关规定办理。

　　九、存档

　　存档包括原稿、相应数量的文件主件及附件。

　　十、文件落实情况反馈或上级批复

　　学校的下行文如是布置重要任务或下达指令的，请承办部门反馈落实情况；上报的文件，需要批复的，部门承办人应当及时将批复文件上交文书室，以保证文件办理工作的完整性。

　　学校其他公文参照本处理程序，按照提高工作效率、保证公文质量的原则办理。

篇3:农垦大学党办、校办秘书科工作职责

　　农垦大学党办、校办秘书科工作职责

　　1、负责学校党政公文处理。拟订或审核学校党委、行政工作计划、总结、报告、通报、信函及党政领导讲话等。

　　2、负责上级文件的收转处理。督办上级主管部门和学校党委行政决策、会议或文件精神、学校领导批示意见和办公室主任批办意见的落实；负责文书立卷归档工作。

　　3、负责党委会、书记办公会、校长办公会及学校大型综合性会议的会务工作。协助学校领导召集小型会议或调研活动。

　　4、负责学校各类证照、党政印信、领导名章、介绍信的管理和使用，审核各单位党政印章的刻制或废止，并指导印章使用。

　　5、负责协助安排校领导重要活动，建立校领导工作档案。

　　6、负责上级领导和重要客人来访时的会议、讲话记录及记录整理工作。

　　7、负责安排全校节假日放假和值班工作。

　　8、负责学校校名、标识等无形资产的管理。

　　9、负责校务委员会、保密委员会的日常事务。

篇4:学院电话传真管理制度

　　学院电话传真管理制度

　　第一条 电话管理

　　（一）电话接打规范

　　1、接听电话规范用语

　　（1）“您好！安徽外国语学院×××部门”

　　（2）“请稍等，......”

　　（3）“对不起，他（她）不在，请打他（她）手机或改日再打”

　　2、拨打电话规范用语

　　“您好，我是安徽外国语学院的......”

　　3、接听原则

　　接听电话要迅速、准确、用语简练、清晰、耐心。接听电话应在铃响2-3声之间就拿起话筒。

　　4、挂断电话

　　尊、长者优先挂断；打电话者先挂电话。

　　（二）电话记录及处理

　　1、接听电话时要做好记录准备，主要是六大要素：何人、何地、何时、何因、何事、何果。

　　2、要及时将电话记录内容转告当事人。

　　（三）电话的开通（移机、停机）

　　因工作需要，由部门提出电话开通（移机、停机）申请，交总务处审核，报分管院长批准。批准后交后勤服务中心负责办理。

　　（四）电话故障处理

　　1、电话机及内部线路在使用过程中出现故障，由各使用部门向后勤服务大厅报修。

　　2、电话信号等出现故障时，由后勤服务中心负责及时与运营商协商解决。

　　（五）电话费用结算

　　1、各部门每部电话每学期都有一定的话费标准，超支由部门负责人承担，结余部分由部门负责人自由支配。话费标准另行制定。

　　2、后勤服务中心派员每月到电信局打印电话费用清单，凭清单到财务办理结算手续。缴费须及时，避免因欠费而停机。

　　第二条 传真管理

　　（一）传真操作规范

　　1、发送传真时明确对方的传真号码、姓名，向对方简单说明发送传真的事由及接收传真人员的姓名。重要传真发送后，需电话确认。

　　2、接收传真时问清对方传真发送给何部门何人，若是纯商业性的传真可以拒收。收到传真后及时通知相关部门人员领取传真，并做好登记和签收。

　　3、院办公室文员负责传真机维护，保障传真纸张的充足。

　　（二）传真使用要求

　　1、传真由院办公室文员操作，其他人员严禁接发传真。

　　2、严格登记制度，发往外地或发送量超过5页的传真须经院办公室负责人批准。

　　第三条 本制度由院办公室负责解释。

篇5:召开教职工代表大会的一般程序

　　召开教职工代表大会的一般程序

　　一、筹备阶段

　　1、由工会向党组织写出召开教代会的申请报告，报告内容应包括会议指导思想、主要议题、会议时间、代表团的组成、提案送交的截止时间、筹备组成员名单等内容；

　　2、经党组织批准同意后，向本部门全体教职工宣传动员；

　　3、成立筹备工作领导小组或筹备工作小组（负责秘书、宣传、提案、会务、代表资格审查），履行相应职责；

　　4、做好提案的收集和审理；

　　5、协商议定主席团成员候选人名单；

　　6、协商议定教代会专门工作小组（提案、福利）成员候选人建议名单；

　　7、起草筹备工作报告；

　　8、大会召开前一周准备并印制各类文件。

　　二、预备会议的一般程序

　　1、筹备组报告本次会议的筹备情况；

　　2、若换届，应作代表资格审查报告；

　　3、报告本次会议提案征集的情况；

　　4、通过大会主席团名单；

　　5、通过大会议程；

　　6、通过表决方式。

　　三、正式会议的一般程序

　　1、主持人报告应到和实到人数，超过三分之二以上人数，则宣布本次会议有效；

　　2、大会开始，奏（唱）国歌；

　　3、介绍领导和来宾；

　　4、宣布大会议程；

　　5、致开幕词；

　　6、领导、来宾致词；

　　7、行政负责人作工作报告；

　　8、听取提交大会审议的其他报告和方案；

　　9、分组讨论审议报告和方案；

　　10、主席团听取讨论情况的汇报；

　　11、对提交大会审议通过和决定的议案进行表决；

　　12、通过大会决议；

　　13、致闭幕词；

　　14、奏国际歌，大会闭幕。