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大学收文处理程序

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  大学收文处理程序

  一、收文

  上级下发或其他单位发送给学校的文件由办公室文书统一接收。接收时要核对收文机关、清点文件份数,确认无误后,进行签收。

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  学校领导或部门参加会议带回的上级文件、会议材料,需要经学校领导批示办理的,应及时交到办公室文书室;学校部门收到的由上级部门下发的规范性文件(如规章、规定、办法等)应立即交办公室文书室处理。

  二、登记

  对收到的公文除会议通知、邀请函外应当进行登记。登记后的文件,由文书加《文件批办卡》, 填好收文日期和文件编号。

  三、办公室副主任签批

  办公室副主任签批包括:请主管或分管领导阅示;提出拟办意见和承办部门;提出下发或阅读范围。

  四、学校领导批示

  文书根据办公室副主任签批的意见,分别送学校领导批示。领导阅后退回时,对文件要逐一进行核对。

  五、交办

  根据学校领导批示,文书通知相关部门或单位负责人阅读文件和领导批示意见,各业务部门及单位领导接到阅文通知后,应及时到文书室阅文,如需复制文件需在《文件批办卡》上标明,签注办理情况。

  六、借阅

  1、借阅文件须经办公室主任批准,登记清楚时间、文件名称、文件编号及份数。双方核对清楚,借阅人签名后,方可带走文件。

  2、文件借阅一般不超过两天。借阅人归还文件时,文书核对无误后,办理还文手续。确需继续使用的,须经办公室主任批准,办理续借手续。

  七、存档

  不需部门办理的文件在经学校领导批示后直接存档;部门负责人阅办后的文件,应将处理结果(报告、报表等材料)及时交到文书室归档。