学院公文处理办法

　　学院公文处理办法

　　为使我院公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据*中央办公厅《中国共产党机关公文处理条例》和国务院《国家行政机关公文处理办法》（国发[2000]23号），结合我院实际情况，制定本办法。

　　一、公文处理的原则

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　　（一）公文是学院在管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

　　（二）公文处理工作应贯彻统一领导、分级管理的原则，各部门要有领导同志负责公文处理工作，并经常检查督促和给予指导。各部门的重要公文必须经领导处理。

　　（三）公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到准确、及时、安全。

　　（四）公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。

　　（五）学院办公室是学院公文处理工作的管理部门，配备专职人员负责学院的公文处理工作，并对学院各单位的公文处理工作进行业务指导。

　　二、公文种类

　　我院常用的公文种类主要有：

　　（一）决定

　　适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

　　（二）公告

　　适用于向院内外宣布重要事项或者法定事项。

　　（三）通告

　　适用于公布学院各有关方面应当遵守或者周知的事项。

　　（四）通知

　　适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

　　（五）通报

　　适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

　　（六）报告

　　适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

　　（七）请示

　　适用于向上级机关请求指示、批准。

　　（八）批复

　　适用于答复下级机关的请示事项。

　　（九）意见

　　适用于对重要问题提出见解和处理办法。

　　（十）函

　　适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

　　（十一）会议纪要

　　适用于记载、传达会议情况和议定事项。

　　三、公文格式

　　公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

　　（一）涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。

　　（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

　　（三）发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。

　　（四）发文字号应当包括机关代字、年份、序号。以院党委和院行政名义发文，为唐职院党〔〕×号、唐职院〔〕×号。为了便于区别，由机关职能部门起草以学院名义发文，编号时在单位代字与年号之间加上职能部门的第一个字作为代字，如教务处起草的公文为院教〔〕×号（特殊情况可加两个字）。联合行文，只标明主办机关发文字号。

　　（五）上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

　　（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

　　（七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

　　（八）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

　　（九）公文除"会议纪要"和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。

　　（十）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。会议通过的文件，以通过日期为准。电报以发出日期为准。

　　（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。

　　（十二）公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。

　　（十三）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

　　（十四）公文文字从左至右横写、横排。公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

　　四、行文规则

　　（一）行文应当确有必要，注重效用。

　　（二）行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

　　（三）除院办外，机关各部处不得对外正式行文。机关各部门一般不直接向其他同级单位正式行文。如需就其所主管的业务工作对同级单位提出重要的指导性“意见”，则须由院办加批转。

　　（四）确因工作需要，党政工团等组织，可按照协商一致的原则联合行文。

　　（五）“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，如需同时送其它职能部门或领导，应用抄送形式，但不得同时抄送下级机关。除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以学院名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。“报告”不得夹带请示事项。

　　五、发文办理

　　发文办理指以本机关名义制发公文的过程,包括交拟、草拟、审核、签发、复核、缮印、校对、用印、登记、分发等程序。

　　（一）交拟：是领导人将撰写公文的任务交给有关撰稿人员，交拟内容要尽理详细，要向撰稿人员交政策、交意图、交要求、交写法。

　　（二）拟稿：是关系公文质量优劣的关键环节，要求是

　　1.符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出的新政策、规定等，要切实可行并加以说明。

　　2.情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

　　3.公文的文种应当根据行文目的、学院或相关职能部门的职权与主送机关的行文关系确定。

　　4.拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

　　5.人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

　　6.结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

　　7.应当使用国家法定计量单位。

　　8.文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

　　9.公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

　　10. 拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办单位应当主动与有关单位协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办单位的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办单位可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关单位会签后报请院领导协调或裁定。

　　（三）审核：是对公文草稿的审查核对，从内容到形式上进行把关，凡是以院党委和院行政名义的行文，在交送院领导审批签发之前应当由院办进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。由职能部门草拟的公文如在核稿过程中改动较大，主办单位应根据院办提出的修改意见进行修改，修改后主办单位负责人应再次审核。

　　（四）签发：是单位领导人对审核过的文稿进行最终审定并签署印发，草拟的文稿一经签发，即成定稿。领导人在发文单填写的签发要明确，要签署姓名和时间，签发完毕后，办公室工作员要进行发文登记和发文编号。

　　（五）缮印：是根据领导人签发后的定稿，经过缮写或印刷制成正式文本。缮印要忠于定稿，印制格式要规范，要力求外观形式端庄、美丽、大方，注意做好保密工作。

　　(六)校对：是保证公文文字准确，避免出现错漏的重要环节。要严格按照校对要求和步骤进行校对，正确使用校对符号并遵守使用规则。

　　（七）用印：是指在制成的公文落款处加盖发文单位的印章。除会议以外，其它公文一律要加盖印章。用印要以领导人签发为依据，注意名称的统一，保证印章字样的清晰。

　　（八）登记：是对准备发出的公文进行统一记载，以便对发文进行清点，统计、控制、查找和收回。登记要准确。

　　（九）分发：是按照发文的范围对印制后的公文点份、分发。

　　六、收文办理

　　收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、承办、催办等程序。

　　（一）对收到的公文，院办应及时地提出拟办意见，并送院领导批示，需要两个以上部门办理的应该明确主办部门。紧急公文应明确办理的时限。

　　（二）承办部门收到交办的公文后，应及时的办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，要及时说明情况。对不属于本部门权限范围或不宜本部门办理的，应及时退回院办，并说明理由。

　　（三）公文办理中涉及其他部门的事项，主办部门应当主动与有关部门协调；如有分歧，主办部门负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以通过院办报请院领导协商或裁定。

　　（四）送院领导批示或者交有关部门办理的公文，院办要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

　　七、公文归档

　　（一）公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等教育档案管理办法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。

　　（二）归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。

　　（三）归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案室移交。

　　（四）拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

　　八、公文管理

　　（一）公文由院办室统一收发、用印、归档和销毁。

　　（二）上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经院领导或办公室主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。

　　（三）公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

　　（四）不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室主任、院长批准，可以销毁。

　　（五）销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。

　　（六）部门合并时，全部公文应当随之合并管理。部门撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位，应当将其本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

　　九、本办法由院办负责解释