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文档管理备案制度

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文档管理备案制度

文档管理备案制度

为适应学校规模化,正规化发展的需要,保证政令通畅,提高学校管理水平,

确保我校档案的全面性,完整性,可追溯性及安全性,对学校的文书、档案管理特做如下规定:

1、归档单位:

学校设立档案室,管理、存放学校机要档案,归行政部领导,设专管人员负责。

2、归档范围:

1)上级主管部门下发的文件、学校的红头文件、通知、会议记录、协议、意见书、可行性报告、合作合同、购销合同、合作合同、获奖证书、主要会议记录等经营性文件。

2)学校员工档案、教师档案、学员档案、业务关系档案。

3)学校教研成果、优秀教案、教材等经营过程中的各种总结性材料。

4)学校宣传的传单、报纸、杂志、广告、剪报等有关学校的报道(报纸、音像)

5)其他的有本校缮印的公文(含正件与附件、批复请示、转发文件、被转发的原件)一律由行政部统一管理。

3、收、交档案、归档案:

1)学校全体员工应具有存档、归档意识,积极配合学校档案室做好机要档案管理工作。

2)学校经营性文件要及时归档,各分校、部门签收的外来文件要在两个工作日内送档案室归档。

3)各分校部门工作中形成的文书,包括文件、会议记录、决议、照片、图表、录音带、录像带等有保存价值的资料,都必须由承办人收集齐全,分类整理,移交有关人员核对整理后,于年底交于行政部归档,各单位,经办人不得越期自行留存应该归档的文件。

4)学校员工、教师应在签定用工合同两个工作日内由人事部收齐人事资料、身份证、学历证复印件送至专管员归档,如有续签及变更合同的,应由档案室提前两个月通知及时办理,旧合同继续保留,任何分校没有签发、存放权。

5)凡有外联业务的部门、个人,应每周二下班前将新增的详细信息及时送交档案室补充进业务档案。

6)全校所有部门、分校区的总结性材料完成后应由该部门或分校区负责人拷贝收集后每周一下班前及时交档案室归档。

7)学校宣传中的传单、剪报及音像品由宣传部在汇总后于每周二下班前及时归档。

8)学校经营过程中的重大活动应由主办人在活动结束后五日内整理归档,应包括:预算、实际费用、举办时间、场地、动用人员、有关报道录像录音等。

9)一项工作由几个部门参与办理,在工作活动中形成的文件材料,由主办部门收集归档。会议文件由会议主办部门收集归档。

10)档案管理部门接受后应签收,分类登记归档,对上级来文要附上“文件处理笺”。

11)学校工作人员外出学习,考察、调研、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时,必须将会议的主要文件资料向校方办理归档手续,经行政部签字认可后财务部才给予核报差旅费。

12)凡外出带回的文件,应交由档案室统一管理,个人不得存放。

13)本校召开会议,由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续,经行政部签字认可后财务部门才给以报销会议费用。

4、传递、借用、保管:

1)凡外来文件、信函除注明亲启私信外,一律交由行政部拆封,登记接收时要检查信口。对开口文件,信件应查明原因,密件开口要拒绝签收。

2)凡外来文件,由行政部按来文性质及内容及时送有关领导批示,并交送有关承办部门处理。外来一般文件、通知无需批示,登记编号后直接转有关单位。

3)对于领导审阅批办后的文件,一律退回行政部分转有关部门,承办人应在“公文处理笺”注明办理情况,签字后退回档案室。

4)校内文件传递时要办理签收手续:填写《文件发放登记表》。

5)公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存),工作结束后及时交档案室归档。

6)文件传递过程中,必须办理登记、签收、注销等手续并按照收文检查归档,以防遗漏。

5、立卷归档和保密:

1)凡在本规定范围内的文件均由档案室立卷保存。

2)立卷要分类编目、齐全,调阅借走档案时须持本部门主管签字,并由行政副校长签字后方可借阅,专管人员应认真做好登记,并注明归还日期,借阅人要注意保密,借阅人不得转借他人。

3)因工作需要复印的文件,须由校长签字后放方可复印,并认真登记。

4)档案保存要做到“七防”即:防火、防尘、防蛀、防潮,防霉、防光、防盗、严格管理定期清查。

5)没有存档价值和存查必要的公文以及其他需要销毁的档案,应严格登记造册,由行政副校长和校长审批签字后方可销毁,并由监毁人,销毁人在登记本上签字。

6)文件保密等级:绝密、机密、秘密三种,其他为一般文件。绝密、机密文件打印一定要用专用磁盘,并加密码。绝密文件只能印一份,由起草人送有阅文资格的人员传阅,机密文件按审阅人数打印,阅完后由起草人收回归档。秘密文件由阅文人妥善保管。

6、相关责任人及责任:

1)相关人员为:所有档案的成文、填报者、接收者、传送者、借阅者、销毁者、行政部副校长、校长。

2)所有相关人员要保证档案真实完整,保密安全并及时补充完善的责任。不得以任何理由拒交、谎交、拖延、推委、失职,否则按学校员工奖惩条例进行处罚。

3)所有分校和部门的文件管理人员要了解本部门的工作业务,掌握本部门文件材料的归档范围,收集管理本部门的文件材料。

4)认真执行平时归档制度,对本部门承办的文件材料及时收集归档,每年年底前应将归档的文件材料归档完毕,并向校方做好交接签收手续。

5)案卷质量总的要求:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。

6)归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

7、归档程序:

各分校(部门)文件管理员

行政部人员

档案收集

档案整理鉴定

行政部档案管理人员

登记档案目录

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档案装订盒保存

8、文件的借阅:

文件借阅是行政部门日常性工作之一,要按规定的借阅制度办理。文件借阅工作中,对业务性的文件,凡因工作需要的均可借阅。对机密性文件,不在阅读范围的人不能借阅。对机密文件借阅者要经校长签字。

1)借阅程序:

借阅人员

写借阅审批表

相关人员签字

借阅

2)借阅时间:

原则上借阅文件只能在档案室阅看,如特殊需要借离档案室的需在48小时内归还,逾期不还者档案室有权通过其主管校长强行收回并给予每次50元的负激励。如需长时间借用,只能借用备份件,需经校长签字后方可借出,借出人对所借档案材料负有保管、保密责任。

9、部门保管:

对于各分校(部门)保管的档案仅限于学校所发行政制度、文件、当月学生档案及其它学校经营性材料。各分校(部门)主管要指定专人管理,并加强对相关人员的保密纪律教育,不得私自借阅,严禁乱丢乱放,严禁将秘密文件带往公共场所和家中,并保持分校(部门)档案管理人员的相对稳定,如有变动及时通知行政部,按本条款特别事项的程序办理。

10、特别事项:

档案借出人或分校(部门)档案管理人员如因工作变动或因故离职时,所保管的档案、文件性材料应先交回档案室,或在档案管理员的证明下向接管人员办理材料交接手续,由新接管人员办理相应的签收或借用手续。任何人不得擅自带走或销毁。

学校档案管理员如因工作变动或因故离职时,应提前一个月通知校长,由校长监督向接管人员按上述程序做好清点、交接工作。

11、销毁文件程序:

行政部人员

清点注销

填写文件销毁登记表

主管领导签批

销毁人、监销人

签字备案

文件销毁

篇2:财务制度设计实验报告

《财务制度设计实验》

实验指导书

姓名:

学号:

班级:

一、课程性质

课程编号:

适用专业:适用四年制本科财务管理、会计学理专业

学时数:64

学分数:4

二、实验目的

《财务制度设计实验》课程是为财务管理学和会计学专业设计的专业选修课,该课程具有较强的实践性,目的在于培养学生独当一面、胜任企业财务经理的能力。

本课程的主要任务,在于让学生创造机会,接触真实企业的实际运作,并在了解和掌握实验对象企业的组织架构、业务特点、管理要求等情况的基础上,深刻理解“管理即过程控制”这一管理精髓,将理论应用于实践,增强学生以财务经理的身份独立开展企业财务管理工作的能力。

具体教学目标归结如下:

1.掌握财务制度设计的基本原理与主要规则。

2.掌握财务与会计在企业管理工作中应完成的任务和财务管理在企业管理中的地位。

3.根据“过程控制”要求,将财务与会计的任务进行“制度化”分解。

4.模拟制度解决各种业务过程中的冲突。

5.学习配合其他部门要求提供各种数据。

6.学习财务部门工作总结撰写。

三、实验基本内容

实验3

制定《存货管理制度》

1.了解企业存货特性(对消防、包装、堆码、品质检验、保质期、运输等方面的要求)。

2.了解企业存货的品质检验手段。

3.了解企业存货损失的确认原则及报告、审批程序。

4.了解企业其他管理部门需要存货管理配合的工作。

5.结合存货管理部门工作量与人员结构,根据控制原则以及企业可能提供的工作条件制定存货管理部门的岗位责任制度(注意每一个存货管理细节出现问题的处理原则、方法、程序)。

四、实验要求

1.选取能够有效支持自己了解实验所需资料的企业进行调研(必要时应当争取家长或亲友的帮助)。

2.到企业实地调研,获取企业的详细资料(包括:组织架构、企业目标、人员结构、业务特点、存货特点、生产工艺、行业特点、各类管理政策等)。

3.在详细了解企业的基础上,以财务主管的身份为企业量身制定财务制度。

4.对自己制定的财务管理制度进行模拟验证,必要时可以提供给实验配合企业验证。

五、实验结果

1.企业详细资料介绍:

(一)基本信息

泰霖有限责任公司是20**年6月投资新建企业。项目落户西外工业新区,占地面积89亩,总投资2678万元。分两期建设,一期投资1630万元,于20**年7月开工建设,20**年8月一期建成投产。该公司是一家专业生产和经营钢铁、煤化工、新型能源化工三大系列产品,具有独立自营进出口权的外向型企业。达州,古称通州,地处川渝鄂陕四省市结合部和长江上游成渝经济带,交通便利。该公司秉着“客户的需求就是我们的要求”的经营理念,不断地开发与设计新的产品,加强制造技术,以适应市场的不断变化。产品销往浙江、江苏、江西、广东、内蒙古、上海、北京等国内市场并逐步开拓国际市场,远销台湾、韩国、欧洲、南美洲等国家和地区。泰霖有限责任公司以高品质的产品、优质的服务、优惠的价格、快捷的物流,越来越得到国内外用户的肯定。

公司全部引进德国的生产工艺技术,现在公司员工90人,其中管理层和技术人员90%以上为大学本科学历,工人中70%以上为高中及以上学历。该公司引进了先进的技术设备和分析检测仪器,具有开发创新和自主研发能力,公司以严密科学的管理,精益求精的技术,稳定优良的品质和用户至上的服务,在国内外建立了良好的信誉,产品远销欧亚美20多个国家和地区。该公司工艺装备全部符合国家产业政策要求,工艺技术水平和节能环保设施在国内同类型钢铁企业中处于领先地位,企业综合竞争实力显著增强。企业20**年8—12月完成销售收入8830万元,实现税收168万元,20**年1—6月份实现税收220万元。目前正在进行第二期规划建设,二期建成投产后,公司可实现销售收入2.6亿元,税收600万元,安排劳动力就业300余人。近几年,泰霖有限责任公司以科技为先导,狠抓产品升级,生产工艺采用国际、国内先进成熟技术。采用转炉炼钢、炉外精炼、高效连铸、热送热装、全连轧等先进工艺,配备直读光谱仪等先进的质量检测设备,质量优良,品种齐全,增强了企业发展后劲,提高了企业抵御风险和参与市场竞争的综合实力。

(二)存货内部控制现状:

一、存货核算管理现状

1、按生产厂点设立仓库

该公司不设仓库集中保管材料及成品,在各个生产厂点设立仓库,大宗材料及成品直接放在生产现场,材料入库、生产领用和库存成品均在厂点办理。

2、材料采购验收入库、出库方式:

采购由厂点根据生产需要报供销科,供销科采购员采购送达各厂点仓库,厂点仓库保管员根据物资部调拨单或发票记载的数量金额开具验收单,大宗材料直接放在生产现场,厂点负责人同时办理材料出库手续。

3、产成品的验收入库及出库管理

月底,由各厂点负责人报送生产、销售成品的数量,保管员据此开具入库、出库单,成品验收入库、出售领用的出库手续仅浮于形式。

4、存货的盘点

每月底由各厂点仓库保管员自行盘点在库材料,产成品不盘点,直接按厂点上报数上报盘点报表。供销科、财务科人员年底参与各仓库的盘点。

5、原材料核算

(1)验收核算:供销科采购员购进货物,凭调拨单或发票到各厂点仓库办理验收手续,财务科根据发票及材料验收单财务联编制会计分录,

(2)领用核算:各厂点购进的大宗材料直接放在生产现场,在办理验收入库手续的同时,也全额办理了领用消耗的手续,即开具领料单,全额计入当月材料成本,财务科月底根据领料单作会计分录,零星材料由厂点生产人员根据生产需要自己到仓库领取,并开具领料单。

6、成品核算

对于产量大,金额高,产量稳定的一部分主营产品通过“库存商品”科目核算,设置金额式三栏账核算产销存资金情况。

7、形成该管理核算方式的原因

各生产厂点地点分散,不集中,部分场点实行厂长承包负责制或经营指标考核管理,加之产品品种多,产量不稳定,用料品种规格多,管理制度不完善,再加上财务人员少,财务简化核算。

二、该模式存在的弊端

1、不符合会计制度核算的要求:在会计核算中真实反映存货的收发存数量金额情况,对于实物资产应有严格的收发领存管理制度及严格的核算手续。

2、不符合收支配比原则:当月购进的材料可能全部消耗,也可能只消耗一部分,或许一点未用,而当月实现的收入可能是当月消耗实现的,也可能是上月消耗实现的。该企业缺乏经常性的实地盘存制。

3、原材料、库存商品帐实不符,易造成资产流失与浪费。

(1)原材料购进办理验收手续的同时,即办理一次性出库手续,其真实的领用消耗过程,财务帐上已不再反映;若当月未消耗或未全部消耗完,这部分剩余材料放在厂点,而财务帐上却没有反映;库存商品生产完工及其出售,不办理相应手续,帐上不真实反映其产、销、存情况,这部分材料及库存成品都是帐外资产,无法核对其真实性,必然就帐实不符。若厂点管理不严,盘点也不严肃,这部分资产,极容易造成流失。对材料消耗若没有严格的控制审批手续,浪费现象是不可避免的,对成品没有验收手续,不能有效杜绝次品及虚假的出现。

(2)存货的收入、发出、结存的会计记录不完整。如上期购入的存货已验收入库,但购货发票未到,期末也没有按规定暂估入账,就会导致期末存货记录的减少;又如双方已结算完成,开具了销售发票,并在财务上作了销售处理,但尚未交付提货单,期末也就没有结转已销售成本,致使期末存货记录增加。另外,购入的、已销的、其他企业寄售或委托加工的或盘盈的存货不入账(如将所有与之有关的验收报告和发票抽出),使存货账实不符

(3)领取原材料未进行审批控制。将可能导致原材料的领用失控,造成原材料的浪费或被贪污,以及生产成本的虚增。领取辅助材料时未使用领料单和进行审批控制、对剩余的辅助材料缺乏控制。将可能导致辅助材料的领用失控,造成辅助材料的浪费或被贪污,以及生产成本的虚增。

4、造成经营成果不实:原材料购进时一次计入当月成本,造成当月成本虚增,次月成本相应就减少了,造成各月的经营成果不实,以至当期利润不实,虚盈或虚亏。

5、存货管理不严,保管不善,浪费严重:对原材料、半成品、成品缺乏稽核检查验收程序,出了问题也无人查找,造成大量资产毁损、被盗。存货的保管和记帐职责未分离。将可能导致存货保管人员监守自盗,并通过篡改存货明细帐来掩饰舞弊行为,存货可能被高估。仓库保管员收到存货时不填制入库通知单,而是以验收单作为记帐依据。将可能导致一旦存货数量或质量上发生问题,无法明确是验收部门还是仓库保管人员的责任。

6、粗放的管理模式,不利于产品材料成本控制:由于对产品成本核算不细,难以对生产成本加以控制,实施成本精细化管理。未实行定期盘点制度,将可能导致存货出现帐实不符现象,且不能及时发现,及计价不准确。

2.企业存货管理制度的设计

根据公司财务制度规定,公司财产可划分为固定资产和流动资产,流动资产主要包括低值易耗品、物料用品、维修材料等。为了加强达州市锦泰霖实业有限责任公司各项财产物资的管理,保证物尽其用,防止发生物资积压、浪费、丢失,避免占压资金。必须建立健全财产的进货预算、审批及日常管理,保证帐物相符、帐卡相符。明确谁使用谁管理的原则,把财产管理工作真正落到实处。

一、财产种类的划分:

(一)固定资产:

固定资产是指使用期限超过一年的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具以及其他与生产经营有关的设备、器皿、工具等。不属于生产经营主要设备的物品,单位价值在2000元以上的,并且使用期限超过两年的,也应要作为固定资产。

单位价值虽然低于规定标准,但为公司营业的主要财产,也应视为固定资产。

(二)低值易耗品:

低值易耗品是指使用年限较短,单位价值达不到固定资产标准的各种用具、物品。它在性质上属劳动资料,一般可以多次参与周转而不改变其原有实物形态,使用过程中需要进行维修,报废时也有一定残值。有些物品价值虽达到低值易耗品标准,如易碎的餐具、瓷器、炊具、茶具等,但不列入低值易耗品中。

(三)物料用品:

物料用品是指为公司生产经营中所必需的单位价值低于低值易耗品标准的一次性消耗用品。

(四)维修材料:

为各种设备维修用配件,一次性使用的各类材料。

(五)废旧物资:

为公司已经报废的各类财产,所有入废旧物资帐的物品,均为经领导批准同意报废的物品,这类物品不论是售出或是领用,还是报废,都需要经财务部及经理的批准。

(六)其他物品:

主要指无价保管品,客人赠送的礼品、客人丢失无法归还的物品,此类物品一律交库房验收并保管,开列清单,并予以登帐。对此类物品进行处理,必须报财务经理及总经理批准。

二、在建立并实施存货内部控制制度中,应当强化以下几个方面:

1.权责分配和职责分工应当明确,机构设置和人员配备应当科学合理;企业应当建立存货业务的岗位责任制,明确内部相关部门和岗位的职责、权限,确保办理存货业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。

2.存货请购依据应当充分适当,请购事项和审批程序应当明确;建立存货采购申请管理制度,明确请购相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。

3.存货采购、验收、领用、盘点、处置的控制流程应当清晰,对存货预算、供应商的选择、存货验收、存货保管及重要存货的接触条件、内部调剂、盘点和处置的原则及程序应当有明确的规定;对采购环节建立完善的管理制度,确保采购过程的透明化。

4.存货成本核算方法、跌价准则计提等会计处理方法应当符合国家统一的会计制度的规定。

三、具体的各类财产的管理办法:

(一)固定资产、低值易耗品的管理:

1、编制购置计划:

在年底前各部门应根据实际需要编制本部门下一年度的固定资产及低值易耗品的购置计划。由财务部汇总后,编制出公司的固定资产购置计划,请公司行政部门审议,审议通过后由总经理签字确认,上报业主批准。业主批准后由财务部安排具体执行计划。

2、固定资产、低值易耗品的购入、验收、领用手续:

(1)购入:公司所有的采购工作均由办公室办理,办公室须按照经公司批准的预算进行采购,临时追加计划的要由使用部门写报告,报送经理批准方可执行。使用部门不得自行购置。如使用部门在品种规格上有特殊要求,可派人与办公室人员共同选购,或由使用部门自行采购,但也要由办公室办理入库、报销手续。

(2)验收:财务部接到采购员购进财产,要根据定单和原始发票,检查规格、质量、数量等,验收合格后需填制收货报告。如发现购进的物品与批准购进合同所要求的标准不符,或与原始发票不符者可以拒收,并报请经理处理。

(3)领用:财务部验收合格后,通知使用部门领用,使用部门在收货单上签字。购进财产入库需填写入库单,由仓库保管员办理入库手续。财务保管组应予以登记。

3、在库及在用物品的管理:

(1)职责分工:公司在库在用固定资产及低值易耗品由财务部成本设置专职会计负责统一管理。在库财产由仓库保管员负责分管。再由财产由使用部门指定专人负责管理。

(2)成本组负责管理全公司财产,各类财产按规定分类,并按品名、规格、数量、单价、在用和在库地点,分别独立立帐,控制库房的进、销存数量。凭入库、领物、调拨单据等凭证及时登记财产帐。并设置一式两份帐卡,成本小组一份,使用部门一份。要与使用部门经常核对帐卡。每年清点核对一次,如发现帐物不符情况,必须及时查明原因,按照规定审批手续调整帐卡,以保障帐物相符。

(3)使用部门财产的管理:

各使用部门在用财产由部门经理负责,指定一人为部门保管员,具体保管和登记帐卡工作。部门保管帐卡,应按财务部保管总帐分类、编号。根据领交调拨等单据及时登记,部门经理要定期组织人员对部门资产进行核对,发现帐物不符要及时查明原因,按照审批规定办理手续,调整帐卡,以保证帐物相符。部门保管员不宜经常调动。如有变动,要事先通知财务部的财产管理小组,并由财产管理小组监督在部门内办清移交手续,方可离开。

4、调拨、报废、租借手续:

(1)调拨:部门之间的调拨需经主管部门同意并一律通过财产管理小组办理手续,调入

、调出单位将帐卡联同财产调拨单到保管组调整帐卡。

(2)报废:凡因使用日久损坏,经工程部检修确已无法修复需报废的财产,需由使用部门填报损单,使用部门主管签字、工程部主管签字、财务主管签字,经理批准。批准后由使用部门主管帐卡之人员与财务管理小组将帐卡调整并上报财务会计取消此笔财产。由使用部门将报废固定资产放置到指定地点,由财产管理小组统一处理。未交废品实物的部门不准领用新物品。

(3)租借:凡向外单位租入、借入、租出、借出的财产一律由财务部财产管理小组办理手续。个人不准借用公家财产,如属特殊需要经经理批准到保管组借用,不得由部门直接借出,未经批准办理手续者一律不得带出单位。对外租借物品要拟定收费标准和损坏赔偿制度。

2、库房的管理:

(1)凡是库房物品必须由财务部建帐或卡予以管理。

(2)购进的物料用品、凡属体积过大,占地面积过多,不能入库的物资材料,如煤、砖、瓦、灰、石、木材等存放在库外,不做入库。但是也应该验收,并指定专人负责管理,领用按规定办理手续,建立保管帐。控制进、销、存数量,凭购进、领出单据登帐,做到帐物相符。

3、领发、调拨:

(1)库存物品必须实行领物制度,不得以存计耗,各部门领用物品材料时,要填写“物品申请单“,并由部门主管和财务主管批准,到库房领取,物品尚有残值要交旧换新。

(2)保管人员发放货物时,应按物品申请单所列品种规格,数量逐项点发,不得顶替。如库存物品不符由领用单位另填领物单,不得更改数字,保管员不得擅自修改物品申请单上所列的项目数字。

(3)库房要按月汇总物品申请单,并按领用部门划分费用,交予会计记帐。月末要对库房物品进行盘点,并与会计核对帐目,要保证帐实相符,帐帐相符。

(4)库房物资不准出售给个人,如遇外单位要求购买时,先到财务部办理交款后,凭财务签收货款单据和出库单发给物料,未经财务办理手续一律不准出库。

(三)废旧物资的管理:

1、各部门的一切废旧物资及包装物(有押金的除外)应及时送交保管组统一保管和处理,其他部门不得自行处理。

2、废旧物资要立帐登记管理,可分类立帐登记如下:

(1)报废的固定资产;

(2)报损的棉织品类;

(3)其他报损财产;

(4)在修建过程中拆除下来的尚能使用的旧材料。

3、各部门如需领用废旧物资时,应按库房领用的手续办理,保管组对废旧物资或成批的废旧物品,要定期制表上报,经领导批准后统一处理。

三、财产管理组织和人员职责:

(一)公司所有的财产包括在库财产及在用财产,均属公司财产管理组设置专职会计负责统一管理。在库财产由仓库保管员负责分管,在用财产由使用部门指定专人(或兼职)负责管理。

(二)财产专职会计的职责。

1、负责掌握公司各部财产帐务和增减变化情况,贯彻财产管理制度按期编制财产采购计划,督促采购人员及时采购,保证供应。认真办理各种物资的购进、验收、保管、领发、调拨、报销、赔偿、借入、借出、租用等手续,以及催收归还工作,做到手续清楚,帐务处理及时。

2、负责记好各类财产帐,每月与保管员核对库存,每季与使用班组核对帐卡,通过盘点,核对帐实,发现问题及时纠正,做到帐帐相符,帐实相符。

3、负责指导和协助仓库保管员和班组财产管理人员搞好帐务和实物的管理工作,发现帐实不符,要及时查明原因,提出意见进行调整和处理。

4、保管好财产帐簿,凭证、报表等档案资料分期装订备查。财产帐单不可遗失,不能私自销毁或涂改,逾期需要销毁应报经理批准。

5、要熟悉财产使用、保管时间、数量和规格,对闲置的财产要提出处理意见,防止积压。对储备不足的物资及时提出请购,以确保生产的需要。

(三)仓库保管员的职责:

1、根据每年(季)的物资流量和库存情况,提出财产物资的购置和追加计划,认真办理财产的验收、入库、保管、出库、报损、租借等手续,清楚完整

登记帐目,及时核对帐实,做好存档,以防丢失。

2、坚持管理制度,熟悉管理业务,随时掌握财产数量、规格、单位、用途、性能和使用时间等情况。

3、定期(每月)清点仓库存货,保持帐实相符,发放货物要分部门核算列表转帐。

4、坚持领货制度,不合手续的不予办理。

5、仓库物品存放要分门别类,清洁整齐。

(四)使用部门保管员职责:

1、负责管理使用部门的财产,登记帐卡。每季与负责财产的专职会计核对一次,发现差错及时纠正,保证帐卡相符、帐实相符。认真办理财产领用、交回、调拨、报损、借用、归还、赔偿等手续,及时登记帐卡,掌握财产增减变化、使用完好等情况及时提出维修和处理意见。

2、妥善保管本部门的财产,外借财产要及时催还,以防丢失、损坏,财产物品一律不得借给私人。

2.设计的财务管理制度的模拟验证或实际验证结果

(1)公司基本完善了内控制度,机构设置和人员配备趋于合理性。在单位、公司治理结构中的授权批准职务被合理安排。在内部控制中,对单位法定代表人和高管人员对实物资产处置的授权批准制度作出相互制约的规范,这对于企业的日常存货管理工作非常必要。重大的资产处置事项,由经集体决策审批后,扫除了单位负责人企图一个人说了算设置制度上的障碍。

(2)企业对入库存货的质量、数量进行了符合规定且仔细的检查与验收,建立了相应的存货保管制度,仓储部门将对存货进行盘点的结果不能再像以前随意调整。采购人员会将采购材料的基本资料及时提供给仓储部门,仓储部门在收到材料后按实际收到的数量填写收料单。登记存货保管账,并随时关注材料发票的到达情况。

(3)使用了规范的材料的领用和盘点制度,制订了定额的管理制度,材料的消耗不再凭生产工人的自觉性。细化了控制流程,完善乐控制方法。单位实物资产的取得、使用由多个部门共同完成,采购部门负责购置,验收部门负责验收,会计部门负责核算,使用部门负责运行和日常维护,可以说,实物资产的进、出、存等都有多个部门参与,出现的问题相比以前大大减少。由此看来,控制流程与控制方法发挥了其作用。

(4)存货的确认、计量有了相应的标准,不是完全凭会计人员的经验,改善了企业的成本费用不实的状况。

(5)把科学、合理的这种存货制度设计作为一种企业文化渗透到了企业的生产经营活动中,通过改善控制环境切实发挥了制度设计的积极作用。单位控制坏境的好坏固然与单位负责人的行为、态度有关,但并不完全取决于单位负责人个人,在某种程度上说,单位职工的行为、态度、品格也发挥着重要作用。

篇3:销售收款制度及流程

西安中楷置业投资有限公司五星臻品项目销售收款管理制度及流程

1、业主购房缴款、签订合同时,销售部事先告知财务部业主的交款方式(现金、存折或卡的银行),以便财务部门做好收款准备。

2、销售部对要收取的预售房款要详细填制《客户销售交款明细表》,财务部核实此表并收款开具收据。

3、所收现金必须于收款当日16:00前(周六、周日在当日15:00前)存入公司的指定账户,对于当日不能交存的现金必须交由出纳管理。

4、原则上不允许客户退房或变更户名,特殊情况应向总经理汇报。客户退房退款时,由销售部详细填制《退款申请表》报财务部门安排退款计划,退款时收回全部收据及合同,由出纳加盖“作废”章后存档。

5、销售部每日填制《销售日报表》报送财务部门一份,财务部门根据销售部报送的《销售日报表》及收款收据核对房款情况,做到日结日清。

6、财务严格管理收款收据,实行领用、核销登记制度。

西安中楷置业投资有限公司

二零一二年四月十九日

收款流程

销售部告知财务部客户交款事项

销售部填写《客户销售交款明细表》

客户POS机刷卡

财务部门依据客户实际缴纳的房款开具收款收据交于业主

销售部每日编制《销售日报表》报送财务部一份

客户交现金

客户需要转账

POS机刷卡

销售收款管理制度之

——岗位职责及要求

销售收银员职责:

1、负责收取售楼款项,开具收款收据;

2、负责将现金存入银行,不得坐支现金;

3、负责落实收取款项转入账户名称工作;

4、每日编制《销售日报表》,报表中必须备注款项存入账户名称;

5、负责登记销售台账;

6、负责与财务出纳进行收款收据的交接。

出纳职责:

1、负责与销售收银员对接收款事宜;

2、负责与银行联系确认收取款项是否到账;

3、定期查询各账户余额,每月月初到各个卡户银行打印流水账单;

4、根据各账户流水账单与销售收银员逐笔核对,核对无误后将相关票据与流水账单合并装订成册;

5、出纳从各卡账户取款,不得支取零星金额,必须大额整取,取款金额必须经总经理及财务主管同意认可;

6、定期向总经理报送账户余额。

管理要求:

1、现金收款必须保证准确及安全,所有现金收入必须经点钞复验方可收下,送存银行时若出现假钞必须由销售收银员负责赔偿,为避免此情况发生,大额现金经部门领导同意,公司派车与客户一同送存银行。

2、正常情况收银员收取现金应及时存入指定银行,如遇未能按时存入银行情况,进行如下处理:

当周六、日销售部提前得知当日要收取大额现金,销售部应立即联系公司出纳进行收取,以保证未能及时存银行出现的资金安全问题。

3、收款收据必须由专人保管(销售收银员),如遇收银员不在必须进行交接,所收款项开具的收款收据收银员落实金额并签字,编制《销售日报表》报送财务部。

4、销售收银人员应妥善保管将收到的票据原件,以保证按期与出纳核对进行交接工作。

5、收款收据内容必须填写齐全,包括交款人姓名、楼号、付款方式等相关辅助信息。

篇4:加工厂员工管理制度

加工厂员工考核管理办法

前言:

加工厂的员工将按照加工厂相关管理制度进行管理,违反管理制度中的任何一条将会按照相关的规定进行处理。

1、具体的处理规定如下:

A、扣薪:触犯公司各项罚款规定者,依据制度扣薪;

B、警告:触犯公司各项规章制度者,依据其行为的严重程度或行为类型予以警告,允许连带扣薪;

C、记小过:触犯公司各项规章制度者,根据其行为的严重程度或行为类型予以记小过,允许连带扣薪;

D、记大过:触犯公司各项规章制度者根据其行为的严重程度或行为类型予以几大过,允许连带扣薪,或降薪(级)处理。

E、开除:触犯法律法规或公司严重规定者,按其行为类型予以直接开除或按规定赔偿金额外,同时无条件终止劳动合同,并不给予任何经济补偿;

2、员工每人每月为100分,若违反相关规定按照其规定进行扣分,具体说明如下:

A、半年内累计扣分满50分者,将追加警告处分一次;

B、半年内累计扣分满200分者,将追加记小过处分一次;

C、半年内累计扣分满400分以上,根据其行为的严重情度给予记大过甚至开除处理;

D、一年内累计出现三次警告者,等于记小过一次;

E、一年内累计出现两次记小过,等于记大过一次;

F、半年内累计出现一次记大过,后续出现警告等于记小过一次,出现小过等于记大过一次,一年内出现两次大过作开除处理;

G、受处罚者,纳入考评中,根据其处罚程度决定是否影响至下一次的考评中,且依情节严重附加“写检讨书、按情节轻重赔偿、罚薪”等处罚。

3、具体具体奖罚条例见各管理制度。

生产部管理制度

1、卫生安全:

1.1、车间工服、鞋类不可穿着外出,为着违者势力视情节轻重给予扣5-50分的处罚,警告处理。

1.2、黄色门帘不能挂起,发现一次扣10分。

1.3、作业前做好准备工作,直接接触产品的器具必须经过清洗消毒,违者每次给予扣20分,并给予警告处分。

1.4、戴手套时只能接触产品,而不能接触产品以外的物品;手套用完后要回收给卫检,不得乱扔。违者每次扣5分。

1.5、直接用于盛装食品的器具或者所有加工用具、盒子不能不能直接只于置于地面上,违者每次给予扣10分。

1.6、车间内水管要按规定挂好,地漏要盖好;作业完毕后所有器具要清洁干净,违者每次扣5分。

1.7、手受伤的员工不能使用刀具,违者每次扣5分。

1.8、工作场所要保持干净工作完成后所有的机器和台面都要冲洗干净,发现一次对当事人通报批评一次。

1.9、生产过程中注意生产安全,否则对因操作失误或则或者工作不小心而导致的伤害事件发生,将给予警告和响应相应的处罚。

1.10、保管好自己工作所有的工具,随时检查是否破坏,发现破坏应及时通知班长,然后协助班长解决,否则警告。

2、标准作业:

2.1、严格按照作业指导书和相关规定的要求进行规范操作,

遵守各项操作规程和工艺标准,对于违反操作者,视情节轻重,给予扣20分以上之罚款及警告以上处分。

2.2、擅自更改作业程序、操作方法、生产工艺或生产配方,予以记大国大过一次。

2.3、未经允许,私自更改设备相关数据,予以记大过一次。

3、成本控制:

3.1、作业中要小心谨慎,不可随意丢弃,违者经教育不改的,每次扣5分。

3.2、工作中应节约水、电,否则每次扣3分,每天两次警告一次。

3.3、原材料、辅料、半成品、成品等需要废弃处理的,务必填写《废弃申请单》后经批准后方可废弃,否则根据清洁情节轻重,给予罚款、警告、记过等不同情度的处分。

4、机器设备:

4.1、上下班前,检查所有器具有无破损、机器设备是否正常,有异常必须及时向上级汇报。

4.2、机器故障要及时找维修人员,且要在报表上注明清楚,否则发现两次经教育后不改者,记过1次。

4.3、机器上禁止摆放其它物品和禁止爬在机器上面,否则发现一次扣5分。

4.4、非岗位机器操作工未经允许不得乱动机器设备,擅自乱动导致机器设备异常者,记小过1次。

4.5、对于公司的设备设施、工器具故意损坏,或者不能说明破坏原因的,根据情节轻重及损失金额,给以罚款、警告、记过等不同情度的处分。

5、信息反馈:

5.1、办理行政事务,要按照相关程序及规定予以作业,第一次通报批评,两次以上给予警告处分。

5.2、工作中出现作业异常、品质异常要及时反馈汇报,不隐瞒实情,并做好详细记录,否则处以20-50元罚款及警告处分。

6、员工出勤管理规定:

6.1、加工厂员工实行六天八小时工作制;

6.2、员工应依据规定的时间上下班,即上午8:00-12:00,下午13:00开始至当天工作任务完成。上下班实行打卡制度,一人一卡。

6.3、因故未能打卡或忘记打卡者,必须填写《补卡申请单》由主任级别以上主管签卡,否则当日计为事假。

6.4、员工上班时间内,因公外出必须填写《外出申请单》,因工出差或受训,必须提前申请办理手续(填写《出差申请单》)。

6.5、进入工厂不能随地吐痰、乱扔垃圾、乱抛废弃物,否则发现一次扣

10分,并予以警告处理。

6.6、上班时间不得大声喧哗、窃窃私语、谈论与工作无关之事,否则发现一次扣10分,第二次给予警告处分。

6.7、员工上班是固守工作岗位努力工作,未经允许,不得无故擅离职守或相互串岗,否则发现一次罚款50元,同时记小过一次。

6.8、员工不允许相互代打卡、涂卡现象,违者双方给予每次扣50分,同时记小过一次。上班和加班时间严禁在车间(包括更衣室)内睡觉、抽烟,否则扣100-200分,同时予以记大过处分,第二次发现无条件开除。

6.9、服从上级的安排与管理,不顶撞、不无理取闹,否则扣50分以上,并予以警告以上处分,情节特别严重者无条件开除。

6.10.严格按照公司管理规定、生产作业指导书操作,否则发现一次扣10-100分。

7、更衣柜类

7.1、员工之间不得自行调换柜子,扰乱工作秩序,不按管理员所发的柜号使用,经查实每次给予扣50分的处罚。

7.2、不爱护公物,在更衣柜乱涂乱画、故意破坏行为者,经发现每次给予扣50分的处罚,并罚款20元,对举报者给予20元奖励。

7.3、员工不能自行换锁,如出现损坏,应向卫检员报告,否则给予扣

10分。卫检员通知维修部进行更换,若不能马上维修,卫检员应给员工换更衣柜。

7.4、辞职人员不退锁匙或退回锁坏的更衣柜,经查实扣工资10元。

7.5、领锁匙或退锁匙,一定要本人亲自办理,经其他人员办理的,出现问题,自行负责。

8、其他管理

8.1、团结友爱,言行举止文雅,对于辱骂同事,造谣中伤,胡乱散布小道消息,挑拨离间者,予以警告处分,情节严重者予以辞退。

8.2、工作认真、不怠慢,按时完成交办的任务,违者,第一次通报批评,两次以上予以警告处分。

8.3、速冻库、冷藏库非指定人员不得入内,违者扣50分。

8.4、进出车间,任何门(速冻库、冷藏库)要随开随关,不得延长开门时间,发现第一次扣5分。

8.5、作业期间必须认真负责,按要求规范操作,若前工序被后工序投诉者,每次扣10分。

8.6、任何物品、产品要轻拿轻放,违者经教育不改的,每次扣5分或警告处理。

8.7、班长必须耐心教导员工,实施、理解而且执行“5S”。

8.8、每个工作岗位的员工必须认真仔细工作,生产安全、卫生的一流产品,保证产品出货率,让客户称心满意。

8.9、每一位员工者要主动遵守本班及公司的规章制度,严格要求自己,积极、认真做好所分担的工作。

品质部管理制度

1、员工卫生检查管理规定

1.1、更衣室的卫生管理规定

1.1.1进入更衣室时必须按照规定的程序进入,进入车间前必须按要求穿上工作鞋违反以上规定者各扣20分。

1.1.2更衣室内工作服要按照指定位置摆放整齐,个人物品(包括个人衣服)必须放进个人物品柜中,违反者每次扣5-20分。

1.1.3不准坐在更衣室地上休息;不准将工衣乱丢、乱放在地上;不准在更衣室内(包括休息通道)吃东西;不准乱扔垃圾。违反其中任何一条,每次扣5-20分。

1.1.4未经本人同意,使用别人衣物,按偷拿行为处理。

1.2、着装管理规定

1.2.1戴首饰、耳环、手表、装饰品等进入车间者,每次扣10分。

1.2.2上班时不佩戴所要求佩戴的用品(如:口罩、发帽等),每次扣5分。(所要求的工衣)。

1.2.3在要求戴口罩的车间内不戴口罩者,或者经劝告屡次不戴好口罩者,每次扣5分。

1.2.4指甲过长,衣袖外露,头发外露,把规定外的物品带进车间,要求纠正时不改正者,每次扣5分。

1.3、其他卫生管理规定

1.3.1违反车间相关的卫生要求(如洗手程序、洗手频率和一次性手套使用规定等),每次扣违反者5分。

1.3.2在洗手处或车间内洗私人物品,用烘手机烘干口罩、袖套等用品,每次扣10分。

1.3.3不能在车间内整理口罩、帽子和头发,违反者扣5分。

1.3.4进出车间,无合理原因而拒绝接受卫生检查者,每次扣20分。

1.3.5未经许可捡掉落在地面无外包装的原料和半成品,或者没有按《袋装产品掉地上处理方法》的要求处理掉在地面上的袋装产品时,每次扣5分。

1.4、卫生检查员的管理规定

1.4.1卫生检查员没有按照《卫生管理规定》《生产车间人员着装规定》《一次性手套使用规定》《止血贴的使用和回收方法》《生产车间清洁剂、除锈剂使用规定》等的相关规定进行检查,每次扣卫生检查员5分;由于检查疏忽或不如实填写记录而影响产品的质量和卫生时,视影响的程度扣卫生检查员10分或以上。

1.4.2卫生检查员对于违反卫生要求的现象不及时纠正或联系上级寻求解决方法者,每次扣卫生检查员5分或以上。

1.4.3卫生检查员故意隐瞒违反卫生要求现象时,每次扣卫生检查员5分或以上。

2、资料、报表和文件管理规定

2.1、报表方面

2.1.1填写报表必须及时、准确、真实,并且不得在报表上乱涂乱画,违者每次扣5分。

2.1.2当天的报表,需要当天上交,违反者每份报表扣5分。

2.1.3报表和贴纸在更改新版本后,车间各班负责人,应及时回收所有旧版,再领取新版本使用。若在要求使用新版本报表或贴纸时仍旧在使用旧版报表或贴纸,则追究责任人,每份扣5分。

2.1.4质量记录要保管好,常温食品记录要保存3年,冷冻食品记录保存3年,质量记录销毁必须写质量销毁申请单。若报表核对员遗失或损坏上交报表,每份报表扣报表核对员或相关责任者5分。

2.1.5在验证报表时,对于影响产品质量和安全卫生的关键数据无认真核对,每次扣5分。

2.1.6在验证报表时,对于报表中发现的问题没有及时调查、报告或通知报表记录者改正,每次扣报表验证者5分

2.2、文件方面

2.2.1各相关部门必须保管好受控文件,保证所使用的文件是最新版本,若损坏、遗失和使用过期文件,则追究保管者责任,每份文件扣10分。

2.2.2各部门领到最新版受控文件后,应从文件生效日开始按照新规定操作,若发现有违反规定者,需做好相应的培训与教育,若错误的操作影响到产品的质量时,视影响的程度扣10分或以上。

2.2.3根据《文件管理控制程序》,文件管理者若未回收到旧版本就发放新版本,每次扣5分,文件管理者应保管好文件最新版本的原件和作废文件的原件,对于回收上来的旧文件要作废处理,违反相关要求时,每次扣5分。

2.3、其他

2.3.1检查室温和种类冷冻库,冷藏库温度时,发现温度异常时,没有按照《温度异常的处理方法》执行者,视对产品质量产影响程度扣5分或者以上。

3、物品控制不合格管理规定

3.1、扫把,垃圾铲等清洁工具和各工序的专用的生产工具出现混用现象(参见《生产车间领用文具及物品规定》,《车间胶纸使用规定》和《车间毛巾、清洗、更换规定》的相关规定),每次扣责任者5分。

3.2、生产工器具有损坏时,需要用时更换,不得继续使用,违规者每次扣5分。

3.3、在生产车间中使用的文具和工器具(毛巾,盒子,胶纸,刀具等)不符合《生产车间领用文具及物品规定》、《车间胶纸使用规定》、《车间毛巾、清洗、更换规定》和《车间筐子、盒子使用规定》的相关要求者,或未经同意,使用对产品存在危害的工器具,每次扣责任者5分。

3.4、新设备,器具进入车间时,应该按照《新设备、器具导入时管理体制》进行检查,经确认可以使用后才能开始使用,违反者如果影响生产造成浪费时,责任者扣浪费费用的10%。

3.5、物品交换负责者,由于工作错误而可能或者已经影响产品质量,视影响程度扣5分或以上。

3.6、物品交换负责者,由于工作的失误而影响生产,视影响程度扣5分或以上。

4、品质管理部人员的管理规定

4.1、品质管理部人员必须按照质量管理的原则开展工作,对于影响质量的行为或者质量不合格的结果如有故意隐瞒事实或造假者,不得继续在品质管理部工作。

4.2、品质管理部人员对品质异常情况必须及时报告或处理,违反者每次扣5分或以上。

4.3、品管部人员必须按要求做好质量记录,记录要真实,关按时提供给部门负责人确认,违反一次扣10或以上,违反两次按警告处分。

4.4、品质管理部所使用的化学物品为公司物品,未经允许不得拿出化验室使用,违反者每次扣5分。

5、化验室人员的管理规定

5.1、要求检查的项目没有检查,并影响到生产计划或出货,给予警告处分。

5.2、对产品质量判定错误,并造成经济损失时,视影响程度扣20分或以上。

篇5:车辆维护制度

车辆维护制度

为了执行车辆的定期维护,以便保证行车安全,防止各类突发事件的发生,依据《中华人民共和国安全生产法》、《吉林省生产经营单位安全生产管理暂行规定》、交通运输部、国家安监总局、公路部下发的《道路旅客运输企业安全管理暂行规定》、《道路旅客运输企业安全管理规范(试行)》等法律法规规定,结合公司实际,特制定本制度。

一、所有营运车辆要规定进行车辆的维护、二级维护。维护作业项目必须符合《汽车维护、检测、诊断技术规范》等有关技术标准或原厂使用说明书的规定,必须做到无漏项无减项作业。

二、所有车辆的维护按照日常维护、一级维护和二级维护的项目和标准进行维护。

1、一级维护指除日常维护作业外,以清洁、润滑、紧固为主,并检查有关制动操纵等安全车辆维护作业。

2、二级维护是除一级维护作业外,以检查转向节、转向摇臂、制动蹄片、悬架等经过一定时间使用容易磨损或变形的安全部件为主,并拆除轮胎,进行轮胎换位,检查调整发动机工作状况和排气污染控制装置等的车辆维护作业。

三、车辆的定期维护在经道路运输管理机构许可,具有维护能力的机动车维护能力的机动车维修企业进行车辆维护作业。

四、日常维护主要在出车前、行车中、收车后进行,一级维护一日三次,二级维护一年四次。

五、没有按照规定和要求维护的车辆取消营运资格。