档案管理制度

篇2:某集团公司档案管理制度

　　某某集团公司档案管理制度

　　4.1总则

　　4.1.2本制度所指的档案，包括文书档案、人事档案、财务档案、工程技术档案、声像档案等。

　　4.1.3公司的各类档案必须按年度立卷。各分公司、部门内部在工作中形成的各种有保存价值的文件资料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。

　　4.1.4公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统性和完整性，公文上的各种附件一律不得抽存。公文结案后，应及时交由本部门文书管理人员归档。工作变动或因故离职时，必须将文件材料向接办人员办理移交手续，不得擅自带走或销毁。

　　4.2档案的收集与管理

　　4.2.1坚持按部门收集、管理文件资料的制度。公司各部门、各分公司均应设立兼职档案管理员，负责管理本部门的文件资料，并保持相对稳定。人员变动，应及时通知公司档案主管部门。

　　4.2.2公司档案的主管部门为公司行政人事部。

　　4.2.3凡本公司缮印的公文(含定稿和正件与附件、批复、请示、报告、转发文件含被转发的原件)一律由公司行政人事部统一收集管理。

　　4.2.4一项工作由几个部门参与办理，在工作中形成的文件资料，由牵头主办部门收集归档。公司召开会议形成的文件由会议主办部门收集归档。

　　4.2.5公司工作人员外出学习、考察、调查研究或参加行业主管部门召开的会议等公务活动的人员，在核报旅差费时，必须将会议的主要文件资料交行政人事部办理归档手续，由行政人事部档案管理人员签字认可后，财务部门才能给予报销。

　　4.2.6本公司召开全公司性的会议，由会议主办部门指定专人将会议资料、声像资料等向公司行政人事部办理归档手续，由办公室档案管理人员签字认可后，财务部门才能报销相关的会议费用。

　　4.2.7公司专(兼)职档案管理人员的职责是：

　　①了解本公司(部门)的工作业务，掌握本公司(部门)文件资料归档的范围，收集并管理本公司(部门)的文件资料;

　　②认真执行文件资料归档制度，对本公司(部门)承办的文件资料及时收集归档。，每年的三月份以前将归档文件资料归档完毕，并向公司行政人事部移交(在公司档案室尚未建立的情况下，文书、人事档案统一由公司行政人事部管理，财务档案暂由财务部管理，工程技术档案暂由工程部管理，声像档案暂由企业发展部管理。待条件成熟后再移交公司档案室);

　　③承办人员借用档案资料时，应按照档案借用程序办理借用登记手续。

　　4.3归档范围

　　4.3.1重要的会议材料，包括会议通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、经验材料、会议纪录等。

　　4.3.2上级机关发来的与公司有关的决定、决议、指示、命令、条例规定、通知等文件资料。

　　4.3.3本公司制发的所有正式文件和与有关单位往来的文书。

　　4.3.4本公司向上级的请示与上级机关的批复。

　　4.3.5反映本公司生产经营活动的计划、总结、报告、请示、批复、报告、会议纪录等。

　　4.3.6本公司与相关单位签订的合同、协议等文件资料。

　　4.3.7本公司关于中、高层管理人员职务任免的文件资料，以及员工考核、奖惩的文件资料。

　　4.3.8本公司员工劳动、薪酬、福利等方面的文件资料。

　　4.3.9本公司的历史沿革、大事记以及反映本公司重要活动的照片、录音带、录像带和剪报等资料。

　　4.4平时归档

　　4.4.1各部门对已处理完毕或批存的文件资料要及时交由本部门兼职的档案管理员组卷、编目、归档。

　　4.4.2各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件资料归档使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。

　　4.4.3公文承办人员应及时将已处理完毕或经领导批存的文件资料收集齐全、加以整理，交给本部门兼职档案管理员立卷归档。

　　4.4.4兼职档案管理人员应及时将立卷的文件资料，按照“案卷类目”的条款放入平时保存文件夹内对号入座，予以保存，并在收发文登记簿内予以注明。

　　4.5立卷

　　4.5.1为统一立卷规范、保证案卷质量，立卷工作由各部门兼职档案管理员负责，公司办公室档案管理人员负责组卷、编目。

　　4.5.2案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有关联系，区别不同的价值，便于保管和使用。

　　4.5.3归档的文件资料种类、份数以及每份文件资料的页数均应齐全完整。

　　4.5.4在归档的文件资料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷。绝密文件单独立卷。少数普通文电如果与密件有密切联系，也可随同绝密文电立卷。

　　4.5.5不同年度的文件资料不得放在一起立卷，但跨年度的请示和批复，应放在复文年立卷。没有复文的，放在请示年立卷。跨年度的规划放在针对的第一年立卷。跨年度的总结放在针对的最后一年立卷。跨年度的会议文件放在会议开幕年。其它文件的立卷按照有关规定执行。

　　4.5.6卷内文件资料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件资料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后。其它文件资料依其形式规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

　　4.5.7卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号。装订的案卷应该统一在有文字的每页材料正面的右上角和背面的左上角打印页号。

　　4.5.8永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。

　　4.5.9有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应该将立卷人、检查人的姓名和日期填上，以示负责。备考表应置于卷尾。

　　4.5.10案卷封面应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。

　　4.5.11案卷的装订：装订前，卷内文件要去掉金属物质，对破坏的文件资料应加以裱糊。字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷。案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。

　　4.5.12案卷各部份的排列格式：软卷封面(含卷内文件目录)—文件—封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜保存。

篇3:市高速公路公司档案管理制度

　　市高速公路公司档案管理制度

　　一、归档范围：凡公司各部门在活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括文书材料、科技图纸资料、财务会计资料、人事档案及其他重要材料都应立档保存。

　　二、各业务部门负责收集、整理职责范围内的档案，并负管理职能。

　　(一)综合部负责公务活动中的文书材料、人事档案等的立档、保存、管理。

　　(二)征迁办负责工程项目用地报批、征迁拆迁安置补偿过程中形成的各类文件材料的立档、保存管理。

　　(三)工程部、总工办负责工程前期工作、工程立项、工程招投标、工程项目建设、房建、安全管理等职责范围工作中形成的文件材料的立档、保存、管理。

　　(四)、财务部负责本公司会计、财务等方面工作中形成的票证、账簿及文件材料等的立档、保存、管理。

　　(五)综合部、征迁办、工程部、总工办、财务部形成的档案完整后移送公司档案室统一管理。

　　三、各业务部门设立专、兼职档案员，负责本部门职责范围内的档案管理。档案员应尽职尽责，贯彻党和国家的方针、政策以及省公司有关档案工作的指示、规定、条例，保证档案资料的安全。

　　四、各业务部门档案员要确保接收的文件材料档案的齐全性、完整性、准确性。

　　五、查(借)阅制度

　　(一)凡本公司人员因工作需要查(借)阅档案，须向该档案管理的业务部门领导申请。

　　(二)凡需查阅一般性的档案须经部门领导同意;查阅公司重要档案，须填写查阅登记表，并经公司分管领导审批。

　　(三)工作人员在查(借)阅档案期间应当妥善保管档案，防止档案损毁，并贯彻执行《档案法》和《保密法》，保守公司重要档案内容。

　　六、档案员要严格遵守《档案法》、《保密法》，不准随意摘抄、传播密级档案内容。未经批准，不准擅自将重要档案借出或复印。

　　七、对违反保密规定，造成泄密或被盗密者，按其性质及情节给予严肃处理。

　　八、档案管理人员调动工作时，应在离职前办好交接手续。

篇4:公司档案管理制度

　　★公司档案管理制度

　　★第一条

　　管理部门1.文书结案后，原稿由各文书管理部门归档，经办部门视实际需要留存影本。如为特殊案件因业务处理需要，原稿须由经办部门保管者，应经文书管理部门主管同意后妥为保存，文书管理部门以影本归档，原稿用毕后仍应送文书管理部门归档并换回影本。2.各公司档卷分类目录及编号原则，由各公司总经理室或事业部经理室统一制定管理;总管理处各部、室、中心则由各部门自行编定报送总管理处总经理室。

　　■★第二条

　　文件点收文件结案移送归档时，依如下原则点收：1.检查文件的本文及附件是否完整，如有短少，应即追查归入。2.文件如经抽存者，应有管理部门主管的签认。3.文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。4.与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。5.有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门应送指定保管部门签收后，文件送归档。

　　■★第三条

　　文件整理点收文件后，应依下列方式整理：1.中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。

　　2.右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢。3.文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。

　　■★第四条

　　档案分类1.档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门别区分，部门别之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。

　　2.档案分类应力求切合实用。倘因案件较多，前款三级不敷应用时得于第三级之后另增第四级“细类”。如案件不多，亦可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。3.同一“小类”(或细类)之案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个档夹不敷使用时，得分为两个以上的档夹装订，并于小类(或细类)之后增设“卷次”编号，以便查考。4.每一档夹封面内页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。5.档号之表示方式如下A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2A1A2为经办部门代号，B1B2为大类号，C1C2为小类号。D1为档卷卷次，E1E2为档案目次。

　　■★第五条

　　档案名称及编号1.档案各级分类应赋予一名称，其名称应简明扼要，以能充分表示档案内容性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混。2.各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示;其位数使用视案件多寡及增长情形而斟酌决定。3.档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，即将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。4.档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增繁时，随时增补之用。5.档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审慎研议，并拟具新旧档案分类编号对照表，以免混淆。

　　■★第六条

　　档号编定1.案件如系新案，应就“档案分类编号表”，查明该案件所属类别及其卷次、目次顺序编列档号。2.案件如可归属前案，应查明前案之档号予以同号编列。3.档号以一案一号为原则，遇有一案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，编列档号。4.档号应自左而右编列，右方装订的案件，应将档号填写于案件首页的左上角;左方装订者则填写于右上角。

　　■★第七条

　　归档与档案清理1.归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。2.档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。

　　■★第八条

　　保存期限文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：1.永久保存：(1)公司章程;(2)股东名簿;(3)组织规程及办事细则;(4)董事会及股东会纪录;(5)财务报表;(6)政府机关核准文件;(7)不动产所有权状及其他债权凭证;(8)工程设计图;(9)其他经核定须永久保存的文书。2.10年保存：(1)预算、决算书类;(2)会计凭证;(3)事业计划资料;(4)其他经核定须保存10年的文书。3.5年保存：(1)期满或解除之合约;(2)其他经核定保存5年的文书。4.1年保存：结案后无长期保存必要者。5.规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。

　　■★第九条

　　档卷清理1.管档人员应随时拂拭档案架，维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年年度更换时，依规定清理一次，已届保存期限者，得予销毁，销毁前应造册呈总经理核准，必要时向主管官署报备，并于目录表之附注栏内注明销毁日期。2.保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应将“收(发)文登记单”第五联附注在其保留文件上，并在第五联上注明部分销毁之日期。

　　■★第十条

　　调卷程序1.各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填具“调卷单”经其部门主管(科长以上)核准后持向管档人员调阅。2.管档人员接到“调卷单”经核查后，取出该项档案，并于“调卷单”上填注借出日期后，将档案交与调卷人员。“调卷单”则依预定归还日期之先后整理，以备稽催。3.于档案室当场借阅者，免填“调卷单”。4.档案归还时，经管档人员核查无误并于“调卷单”填注归还日期及签章确认后，档案即行归入档夹。“调卷单”由管档人员留存备查。

　　■★第十一条

　　调卷管理1.“调卷单”以一单一案为原则，借阅时间最长以一周为限，如有特殊情形欲延长调阅期限时，应按调阅程序重新办理。2.调卷人员对于所调案件，不得抽换增损，如有拆开必要时，亦须报明原因，请管档人员负责处理。3.调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，应经调卷变更登记，不得私自授受。4.调阅案件限与经办业务有关者，如调阅与经办业务无关之案件，应经文书管理部门主管同意。

篇5:公司档案管理制度

　　公司档案管理制度

　　第一条

　　管理部门

　　1.文书结案后，原稿由各文书管理部门归档，经办部门根据实际需要留存影本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经文书管理部门主管同意后妥善保存，文书管理部门以影本归档。

　　2.各分公司档案分类目录及编号原则，由各公司经理室或事业部经理室统一制定，总管理处各部门、中心档案则由各部门自行编定并报送总管理处。

　　第二条

　　文件点收

　　文件结案移送归档时，根据如下原则点收：

　　1.检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查归入。

　　2.文件如经过抽查，应有管理部门主管的签认。

　　3.文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门补办。

　　4.与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门。

　　5.有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门送指定保管部门签收后，将文件归档处理。

　　第三条

　　文件整理

　　点收文件后，应依下列方式整理：

　　1.中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。

　　2.右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角、理齐钉牢。

　　3.文件如有皱褶、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。

　　第四条

　　档案分类

　　1.档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门区分，部门区分之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。

　　2.档案分类应力求切合实用。如果因案件较多，三级分类不够应用时须在第三级之后增设第四级“细类”。如案件不多，也可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。

　　3.同一“小类”(或细类)的案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个档夹不够使用时，可分为两个以上的档案装订，并于小类(或细类)之后增设“卷次”编号，以便查考。

　　4.每一档夹封面内首页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。

　　5.档号的表示方式如下

　　AA——BBCCD——EE

　　其中A

　　A为经办部门代号，BB为大类号，CC为小类号，D为档案卷次，EE为档案目次。

　　第五条

　　档案名称及编号

　　1.档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。

　　2.各级分类、卷次及目次的编号，均以十进制阿拉伯数字表示;其位数使用视案件多少，及增长情形斟酌决定。

　　3.档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。

　　4.档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。

　　5.档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改，必要应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。

　　第六条

　　档号编写

　　1.新档案，应就“档案分类编号表”，查明该档案所属类别及其卷次、目次顺序，为此来编列档号。

　　2.档案如何归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列。

　　3.档号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编列档号。

　　4.档号应自左而右编列，右方装订的档案，应将档号填写于案件首页的左上角;左方装订者则填写于右上角。

　　第七条

　　档案整理

　　1.归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。

　　2.档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。

　　第八条

　　保存期限

　　文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：

　　1.久保存：(1)公司章程;(2)股东名册;(3)组织规程及办事细则;(4)董事会及股东会纪录;(5)财务报表;(6)政府机关核准文件;(7)不动产所有权及其他债权凭证;(8)工程设计图;(9)其他经核定须永久保存的文书。

　　2.10年保存：(1)预算、决算书类;(2)会计凭证;(3)事业计划资料;(4)其他经核定须保存10年的文书。

　　3.5年保存：(1)期满或解除之合约;(2)其他经核定保存5年的文书。

　　4.1年保存：结案后无长期保存必要者。

　　5.各种规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。

　　第九条

　　档卷清理

　　1.档案管理人员应随时擦拭档案架，维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年更换时，依规定清理一次，已到保存期限者，给予销毁，销毁前应造册呈总经理核准，并于目录表附注栏内注明销毁日期。

　　2.保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应将“收(发)文登记单”第五联附注在其保留文件上，并在第五联上注明部分销毁的日期。

　　第十条

　　调卷程序

　　1.各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填写“调卷单”，经其部门主管核准后向管档人员调阅。

　　2.档案管理人员接到“调卷单”，经核查后取出该项档案，并于“调卷单”上填注借出日期后，将档案交与调卷人员。“调卷单”则按归还日期先后整理以备催还。

　　3.在档案室当场借阅者，免填“调卷单”。

　　4.档案归还时，经档案管理人员核查无误后，档案即归入档夹。“调卷单”由档案管理人员留存备查。

　　第十一条

　　调卷管理

　　1.“调卷单”以一单一案为原则，借阅时间最长以一周为限，如有特殊情形应延长调阅期限时，应按调阅程序重新办理。

　　2.调卷人员对于所调档案，不得抽换增损，如有拆开必要时，亦须报明原因，请管档人员负责处理。

　　3.调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，应变更调卷登记，不得私自授受。

　　4.调阅档案限与经办业务有关，如调阅与经办业务无关之案件，应经文书管理部门主管同意。