学正小学档案管理制度

篇2:江南小学文件档案管理制度

　　南江小学文件档案管理制度

　　为了加强学校档案的科学管理，保证档案的系统性与完整性，有效地为学校管理服务，结合本校实际情况，特制定本制度。

　　一、总则

　　第一条 学校成立档案管理工作领导小组，明确一位校领导分管档案工作，负责协调、解决档案工作中存在的问题。

　　第二条 学校设立综合档案室，隶属教导处领导，统一管理学校各部门形成的各种门类和载体的档案，并负责指导其他各部门做好当年的档案管理工作。

　　第三条 根据档案工作实际需要，综合档案室配备专职档案人员负责档案的接收、管理，提供利用等工作，各部门设兼职档案人员，负责部门文件材料的形成、积累、整理，并按规定向综合档案室移交。

　　二、立卷、归档

　　第四条 各部门平时要做好文件、资料的收集、整理，文件、资料的整理、上缴工作是各部门的一项重要任务，必须认真做好。

　　第五条 各类文件、资料由综合档案室负责整理立卷、归档。

　　第六条 文件、资料立卷归档范围。凡是工作活动中形成的、办理完毕、具有查考利用价值的各种文件（包括上级文件，内部资料，活动资料及簿、册、图表，出版物、照片、光碟等），均属立卷归档范围。

　　第七条 立卷的原则。遵循文件、资料的自然形成规律，保持文件、资料之间的历史联系，区分文件、资料的保存价值，便于保管和利用。

　　第八条 立卷方法。学校档案按文书、教学（含学籍和教师业务档案）、会计、基建分类，声像档案独立编目组卷。

　　1、文书档案按保管期限、年度分类，由档案管理员组卷归档。

　　2、会计档案，按会计凭证、会计帐簿、会计报表和其会计文件材料分别排列，由财务室整理归档。

　　3、学籍档案，按教学年度、届分类，按年级、班级组卷，由学生处负责收集、整理归档。

　　4、教师业务档案，以人为单位分类、整理，由教务处负责收集、整理归档。

　　5、基建档案，按基建项目组卷，由总务处收集、整理，工程竣工后移交档案室。

　　6、声像档案，按载体性质、形状分类排列，由电教室人员整理、归档。

　　7、学校各部门每学期工作计划、总结及制定的各种规章制度等年终移交综合档案室。

　　第九条 保管期限分为永久、长期、短期三种。

　　1、永久保存。凡是反映部门主要职能活动和历史面貌的有长远利用价值的文件，划为永久保存。

　　2、长期保存。凡是在相当长时间内需要查考的文件，划为长期保存。长期保存为15年至50年。

　　3、短期保存。凡是在较短时间内需要查考的各种文件、资料，划为短期保存。短期保存为15年以下。

　　第十条 文件的组合。组合的基本作法如下：

　　1、法规性文件，如制度、办法、条例、规定等一般按单一问题组合。同一问题的请示与批复、转发件与原件，应组合在一起。

　　2、会议文件应单独组合。

　　3、统计、报表、名册等各类表格文件，应组合在一起。

　　4、工作计划、总结等文件，一般可按部门名称组合。

　　5、特殊性文件材料，可根据具体情况进行组合。

　　第十一条 档案盒内文件的排列。档案袋内文件应区分不同情况进行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，计划、总结在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中结论性材料在前，依据性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成时间先后排列。

　　第十二条 文件归档份数。一般归档1份，重要的和经常使用的文件归档2份或3份。对无保存价值和重复文件，需要办理销毁手续。

　　第十三条 归档时间。

　　1、阶段归：凡专项工作、基建工程中形成的文件、材料，在任务完成后，相关部门一个月内要将应归档的文件、材料收集齐全、分类整理好，由专项负责人审定后，交综合档案室归档。

　　2、随时归：上级文件、通知，人事调动材料，在落实好文件精神或办好调动手续后交综合档案室归档。

　　3、年度归：各项管理中形成的文件、材料，各部门一律在次年第一季度内，将应归档的文件、材料收集齐全、分类整理好，由各部门负责人审定后，向综合档案室移交。

　　第十四条 归档文件案卷的要求。各部门移交归档文件案卷，应符合下列要求：

　　1、归档的文件、材料必须准确地反映学校各项活动的真实情况和历史过程。

　　2、归档文件、材料必须系统齐全、完整。

　　3、每个案卷必须填写案卷文件目录、编件号、页号、案卷封面，填写时用黑色笔书写或打印，字迹要工整、清晰。

　　4、档案盒的名称要注意内容准确，文字简练通顺，结构完整，必须揭示卷内文件的内容和成份。

　　第十五条 案卷文件一式两份，一份作为纸制文档保存，另一份以电子文档保存。

　　三、档案的管理和利用

　　第十六条 综合档案室按照学校对档案管理的要求，对存放的各类档案进行分类整理，分类保管，编制各类检索目录，搞好档案的借阅利用、统计等工作。

　　第十七条 综合档案室的管理贯彻“以防为主，防治结合”的原则，切实做好“六防”工作，即：防火、防水、防潮、防尘、防虫、防盗。经常检查防护设施和档案保管状况，对破损、字迹褪色、纸张变色的档案，要有计划的进行修补、复制，保护档案的安全与完整。

　　第十八条 档案的利用。利用档案人员，按规定办理档案利用审批手续与有关登记表，档案用完后应及时归还。

　　第十九条 借用档案人员必须做到：

　　1、调阅人员应自觉维护档案的完整、安全与保密。不得擅自涂改、勾划、剪裁、拆散、翻印或转借。

　　2、调阅的档案只限在档案室室查阅，借用前必须登记，用后应及时归还，归还时要进行清查、核对和注销。

　　3、调阅一般档案由教导处主任批准。调阅带密级或重要的管理档案，须经校领导同意方可进行。只有在上一级党政领导机关或司法机关必须以档案原件作为证据或者学校某项工作必须的特殊情况下，经学校档案管理工作领导小组批准，方可将档案原件借出室外使用。

　　4、调阅人员摘抄、复制档案时，应征得档案管理人员同意。

　　第二十条 档案室工作人员应做到：

　　1、接待档案利用人员要热情，认真负责，按规定提供利用。填写好查阅档案登记表。

　　2、要仔细检查归还档案，发现对档案有损坏或泄密者，应及时向分管领导报告，按有关规定处理。

　　3、确保文件、材料的安全，做好保密工作。

　　4、平时汇集，按实际顺序或内容分类、收集、整理，应保持文件、材料之间的来源、时间、内容方面的联系。若遇有上级漏发文件，应及时请求补发或取得复印件，以便存档和查阅。

　　四、档案的鉴定与销毁

　　第二十一条 建立由分管档案的领导、主要部门负责人员参加的鉴定销毁领导小组，负责学校档案鉴定、销毁。

　　第二十二条 制定各类档案保管期限，作为档案鉴定销毁的依据。

　　第二十三条 销毁档案程序

　　1、对已到保管期限的档案，经鉴定确无保存价值的要拟写销毁报告并登记造册。

　　2、会计档案的销毁，应经上级主管部门的批准。

　　3、其他档案销毁应由学校鉴定领导小组签字，两人以上参加销毁，密件按规定要求销毁。

　　4、销毁的文件要造册存档备查。

　　五、建立档案保密制度，维护档案的完整和安全

　　第二十四条 档案管理员要认真学习《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》及有关法规，严格遵守国家统一制发的“保密守则”和本单位有关保密规章制度。

　　第二十五条 档案工作人员必须做到对涉及党和国家以及本系统、本单位的机密守口如瓶。

　　第二十六条 非档案人员未经许可，不得进入档案库房。

　　第二十七条 借阅档案必须严格执行保密制度，认真履行借阅手续。

　　第二十八条 利用档案中的密件，必须经校领导批准，在调阅室内阅读，不准带走。

篇3:海头小学档案管理制度

　　海头小学档案管理制度

　　一、档案管理人员要主动及时地收集各种档案资料，对接收来的各种档案要及时进行登记，统计、分类、编号和整理、鉴定。

　　二、按不同档案分专柜存放，做到勤检查、勤调整、防震、防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光。

　　三、严格保密，维护档案的完整和安全。

　　四、按规定及时承办鉴定和销毁已过保管期限和无保存价值的档案。

　　五、档案室钥匙专人保管，门窗及时关锁，闲人严禁入内。

　　六、保持档案室的整洁卫生。

　　七、建立对档案工作的监督，发现问题及时改进。

　　八、档案人员调动时，必须进行档案全面清点，做好交接工作。

　　九、建立电脑数据库，实行微机管理。

　　十、借阅档案要做好保管，不得损坏、丢失或修改，档案员要做好借阅记录。

篇4:镇第二小学学校档案管理制度

　　镇第二小学学校档案管理制度

　　学校档案工作是学校管理工作的重要组成部分。建立健全学校各类档案，目的主要在于为学校和上级有关领导部门分析、总结、部署及调度学校工作和对学校工作作出决策提供准确、可靠的依据。为了加强我校档案的科学管理，有效地保护档案更好为教学服务，制定管理制度如下：

　　1、学校成立学校档案资料管理工作领导小组，对学校档案资料实行统一管理。

　　2、档案实行专人管理，认真做好档案的收集、整理、保管、利用,管理严格保管档案箱、橱钥匙，非档案管理人员不得随便开启档案箱、橱。

　　3、档案箱、橱进行统一编号，自门口开始从左至右，自上而下编号，并插上查找案卷指引卡。

　　4、按照上级及教育主管部门的有关规定，把学校、各部门和师生每个人手中分散的有关教育、教学、科研、人事、行政、财务、经营等方面的文件材料及各种资料经过挑选，集中管理。任何部门和个人都不得私自保存、占有、销毁和带走应归档的材料。

　　5、做好防火、防水、防潮、防盗、防尘、防光、防有害生物、防高温等工作，定期检查保管情况，确保档案的安全，做到无丢失，无霉变，无虫蛀，无差错。发现问题及时采取补救措施。

　　6、积极地为学校和各项工作提供服务。

　　7、档案资料原则上不外借。如确需复印的，须经组长（校长）批准，方可摘抄、复印，并要立即归档。

　　8、校内人员借阅业务性档案必须经学校档案资料管理领导小组成员批准，并填写相关记录，按时归还，确保档案完好无损。

　　9、查阅者未经同意不得摘抄档案材料，经同意摘抄的材料，必须经档案管理人员仔细核对签署意见。

　　10、健全各种检索工具，开发利用现有档案。不断挖掘档案信息，编制各种辅助表册，扩大利用服务范围，提高档案的利用效益。